I många år har det talats om det papperslösa samhället. Vi har kommit en bit på vägen, men fortfarande finns mycket att göra.
För dig som företagare eller ekonomiansvarig är det ständiga inflödet av leverantörsfakturor i pappersformat en administrativ belastning. Det kostar tid och pengar och kan orsaka en viss sömnlöshet

Bli effektivare med skanning
Fler och fler leverantörer går över till att skicka fakturorna i elektroniskt format, antingen som PDF-fakturor eller som E-fakturor. Inflödet av pappersfakturor är dock fortfarande stort i de flesta företag. Istället för att hantera dessa pappersfakturor manuellt går de att skanna och omvandla informationen till elektroniskt format. På så vis kan företaget effektivisera processerna för exempelvis attestrutiner, bokföring, betalningar och arkivering.
Har ditt företag kontor/arbetsställen på olika orter? Då är skanning och elektroniska attestrutiner utmärkta verktyg. Ni slipper skicka fysiska fakturor fram och tillbaka för attest.

Automatisk bokföring
Eftersom informationen från fakturorna omvandlas till elektroniskt format finns också stora möjligheter att överföra denna information direkt till bokföringssystemet. Systemet kan läsa av vilken leverantör det är, total- och momsbelopp, bankgironummer, faktura- och förfallodatum, etc. Slut på det tråkiga stansandet av fakturor alltså! Hur du ytterligare kan automatisera din bokföring och betalningar återkommer jag till i en senare artikel.

Inga stora investeringskostnader
Skanningslösningar har funnits i ett antal år, men har varit riktigt dyra och därför främst riktat sig till stora företag med mycket stora fakturaflöden. Nu finns dock enklare skanningslösningar som är anpassade även för mindre fakturaflöden.

Fördelar med skanning

  • Sparar tid. Tid som du istället kan ägna något roligare och mer lönsamt.
  • Sparar pengar. Även om man måste betala för skanningstjänsterna blir det oftast billigare än dagens manuella hantering.
  • Åtkomst vart du vill. De flesta lösningar ligger i det så kallade molnet, vilket gör att du kommer åt dokumenten från vilken dator eller surfplatta som helst, oavsett om du är på kontoret, hemma eller på resande fot.
  • Bra för miljön, mindre pappersanvändning. Vi måste även tänka på kommande generationer.

Visst låter detta perfekt? Det finns dock en djungel med olika skanningslösningar på marknaden idag så det kan vara svårt att välja. Vi på Revideco hjälper dig gärna att hitta rätt lösning utifrån just dina förutsättningar, behov och önskemål.

Texten är skriven av Tobias Thulin, Auktoriserad revisor på Revideco