Våren har kommit och träden blommar i sin fulla prakt. Körsbärsträdsuppdateringarna från Kungsträdgården slåss om topplaceringen på listan över Mest Frekvent Förekommande Uppdateringar på Facebook.

De är viktiga för oss, de där träden. De ger oss skugga, lä och inte minst syre. En livsviktig förutsättning kort och gott.

Det krävs ca 20 träd för att tillverka 1 ton papper. I Sverige förbrukar vi drygt 200 kg papper per person och år. Det innebär alltså i praktiken att var och en av oss avverkar ca fyra träd per år bara genom vår pappersförbrukning.

Redovisnings- och revisionsbranschen ligger fortfarande i bakkant vad gäller miljöeffektiv pappershantering. Trots att det inte längre finns krav på att verifikat måste vara i pappersform, styr vanans makt och det mesta sparas på papper i pärmar. Enkla verifikat, som till exempel endast avser en omföring mellan konton och där verifikatet på papper inte säger mer än vad som står i huvudboken, skrivs plikttroget ut och sätts på sin kronologiskt ämnade plats i pärmen. Till och med underlag som kunder har scannat in och mailat skrivs ut, och därmed har vi skapat två papperskopior av ett och samma dokument.

Digital arkivering blir mer och mer vanligt, men vi är långt ifrån i mål ännu. I det tekniska samhälle vi lever i idag har vi så oändligt många möjligheter att spara digitalt så det finns egentligen inga ursäkter. Det är bara rutinen (och vanan) vi behöver ändra på.

5 PRO digital arkivering 

  1. Det krävs minimal (för att inte säga obefintlig) plats i bokhyllan.
  2. Det krävs ingen hangar i Norrland för att härbärgera allt gammalt material i sju år.
  3. Det krävs ingen transport för att frakta material kors och tvärs över stan när otäcka revisorn ska granska (det går att maila hela mappar).
  4. Det krävs inte onda axlar och värkande fingrar för att släpa hem pärmar under högsäsong. Du kan komma åt materialet när som helst så länge du har en dator, oavsett var du befinner dig.
  5. Det krävs inte en skrivare för att du ska kunna jobba.

På Revideco arbetar vi mycket med miljömässiga och kostnadsbesparande effektiviseringar, och vi har tagit fram ett antal lösningar som vi ser som värdefulla steg på vägen mot ett, kanske inte pappersLÖST, men väl pappersGLEST arbetssätt:

  • Om så önskas, tar vi emot allt material till löpande bokföring och bokslut via mail och andra scanningslösningar. Detta minskar postkostnaderna för våra kunder, och det underlättar vår egen digitala arkivering.
  • Alla våra kunder har möjlighet att få sin Revideco-faktura via mail.
  • Vi har som målsättning att våra bokslut och revisioner på sikt ska vara digitaliserade. Det är få dokument som krävs i pappersform, så i själva verket handlar det bara om att skapa ett nytt arbetssätt.

Vanans makt är stark. Hör av dig till oss om du behöver hjälp med att sluta arbeta som en pappskalle!

Texten är skriven av Jenny Douhan, Revisor på Revideco.