Genomförda avstämningar sparar tid och pengar

Avstämningar och bokslutstider igen

Snart kommer revisorerna hit. Vad är det nu de brukar vilja att jag tar fram till dem?

Dessa tankar sitter många ekonomiansvariga med inför det stundande bokslutet. Grundregeln är att ju bättre avstämt bokslutet är, och ju bättre underlag till avstämningarna som är framtagna desto mindre kostnad får företaget avseende revisionen.

Så vad betyder detta i praktiken? Om revisorerna får ett material som är så komplett som möjligt och inom den överenskomna tiden för överlämning underlättar detta samarbetet betydligt. Detta eftersom revisorn vanligen har lagt in revisionen i sin planering och om materialet kommer in i överenskommen tid kan arbetet med revisionen sättas igång. Det blir också färre vändor mail för att inhämta underlag som saknas. Framförhållning är A och O.

Här är några tips som underlättar din kontakt med revisorerna betydligt:

• Avstämningar:

  Grundregeln är att samtliga balanskonton skall vara avstämda. Är detta gjort samt att specar och underlag finns, kommer ni att spara mycket tid vid en revision. Är det något som är svårt eller som du inte får ihop? Tveka då inte att höra av dig till din revisions- och redovisningsbyrå för att få hjälp.

• Bokslutsbilagor:

  Ta fram bokslutsbilagor där specar och underlag finns för varje balanspost. Det är ofta också effektivt om revisorn får access till bokföringen digitalt, exempelvis genom egen revisorsinloggning till Fortnox. Förbered gärna en sådan inloggning att ge till revisorn när det är dags.

Ännu mer effektivt

Är avstämningar och bokslutsbilagor förberedda har du redan sparat in mycket tid avseende revisionen. Vill du ytterligare effektivisera revisionen tar du även fram underlag för nedanstående punkter. I stort sett alla revisorer kommer att fråga efter detta:

• Försäkringsbrev: Se till att en kopia på företagets försäkringsbrev finns med i bokslutsbilagorna.
• Aktiebok: Ta för vana att alltid lägga in en aktuell aktiebok i bokslutsbilagorna.
• Engagemangsbesked: Beställ detta i god tid från din/dina bank/banker och be de att skicka direkt till revisorn. Bifoga även kontoutdragen du fått från banken löpande under året.
• Anläggningsregister: Se till att detta är aktuellt och att avskrivningar är gjorda. Har du problem med detta fråga din revisor.
• Nedskrivningsprövning av immateriella tillgångar. Om detta är aktuellt, se till att bifoga.
• Kund- och leverantörsreskontra: Bifoga om möjligt, även reskontra per dagens datum (eller så sent som möjligt). Detta sparar mycket tid avseende betalningsuppföljningar och reserveringar.
• Osäkra kundfordringar: Har några äldre (äldre än 2-3 mån efter förfallodag) obetalda kundfordringar? Speca upp dessa och skriv gärna en liten kommentarer i hur dessa behandlas. Är de uppenbart att vi inte kommer att få betalt så gör en reservering.
• Kontrolluppgifter: Skicka gärna med dessa och ta för vana att i samband med detta även ta fram underlagen för beräkning av löne- och semesterlöneskulderna.
• Kreditnoter efter balansdagen: Ta gärna fram kopior på kreditnotor som inkommit till företaget 1-2 månader efter balansdagen.
• Skatter och avgifter: Skicka som regel alltid med samtliga skattedeklarationer från året, skattekontoutdrag, periodisk sammanställning och skicka med den senaste slutskattesedeln.
• Styrelseprotokoll: Skicka med styrelseprotokollen från räkenskapsåret.

Sammanfattningsvis är avstämningar och väl förberedda bokslutsbilagor steg ett för en smidigare revision. Steg två är att bifoga sådant som i princip varje revisor kommer att fråga efter.

Jag har själv jobbat ca 4 år som ekonomichef på ett medelstort företag och jag kan garantera att ni får en billigare och effektivare revision om ni följer dessa punkter. Om du har några frågor kontakta gärna oss här!

Vi är en kombibyrå med både revisorer, redovisningskonsulter och rådgivare. Om du vänder dig till oss kan vi ofta hantera både redovisningen och sedan revisionen inom byrån. Ett upplägg som innebär ännu mer effektivitetsvinster för dig som företagare, eftersom vi bland annat kan hantera överlämning av material och inhämtning av eventuella kompletteringar till stor del in-house.

Texten är skriven av Jens Malm, Auktoriserad revisor på Revideco i Göteborg