Genomförda avstämningar sparar tid och pengar

Avstämningar och bokslutstider igen.

Snart kommer revisorerna hit. Vad är det nu de brukar vilja att jag tar fram till dem?

Dessa tankar sitter många ekonomiansvariga med inför det stundande bokslutet. Grundregeln är att ju bättre avstämt bokslutet är, och ju bättre underlag till avstämningarna som är framtagna desto mindre kostnad får företaget avseende revisionen.

Så vad betyder detta i praktiken? Här är några tips som underlättar din kontakt med revisorerna betydligt:

• Avstämningar:

  Grundregeln är att samtliga balanskonton skall vara avstämda. Är detta gjort samt att specar och underlag finns, kommer ni att spara mycket tid vid en revision. Är det något som är svårt eller som du inte får ihop? Tveka då inte att höra av dig till din revisions- och redovisningsbyrå för att få hjälp.

• Bokslutsbilagor:

  Ta fram bokslutsbilagor där specar och underlag finns för varje balanspost. Använder du bokslutspärmar och vill göra det ännu mer effektivt? Då tar du fram 2 st pärmar där revisorerna får behålla den ena.

Ännu mer effektivt

Är avstämningar och bokslutsbilagor förberedda har du redan sparat in mycket tid avseende revisionen. Vill du ytterligare effektivisera revisionen tar du även fram underlag för nedanstående punkter. I stort sett alla revisorer kommer att fråga efter detta:

• Försäkringsbrev: Sätt in en kopia på företagets försäkringsbrev i bokslutspärmen eller i bokslutsbilagorna.
• Aktiebok: Ta för vana att alltid sätta in en aktuell aktiebok i pärmen eller bifoga bokslutsbilagorna.
• Engagemangsbesked: Beställ detta i god tid från din/dina bank/banker och be de att skicka direkt till revisorn. Skicka även med kontoutdragen du fått från banken löpande under året.
• Anläggningsregister: Se till att detta är aktuellt och att avskrivningar är gjorda. Har du problem med detta fråga din revisor.
• Kund- och leverantörsreskontra: Skicka, om möjligt, även med reskontra per dagens datum (eller så sent som möjligt). Detta sparar mycket tid avseende betalningsuppföljningar och reserveringar.
• Osäkra kundfordringar: Har några äldre (äldre än 2-3 mån efter förfallodag) obetalda kundfordringar? Speca upp dessa och skriv gärna en liten kommentarer i hur dessa behandlas. Är de uppenbart att vi inte kommer att få betalt så gör en reservering.
• Kontrolluppgifter: Skicka gärna med dessa och ta för vana att i samband med detta även ta fram underlagen för beräkning av löne- och semesterlöneskulderna.
• Kreditnoter efter balansdagen: Ta gärna fram kopior på kreditnotor som inkommit till företaget 1-2 månader efter balansdagen.
• Skatter och avgifter: Skicka som regel alltid med samtliga skattedeklarationer från året, skattekontoutdrag, periodisk sammanställning och skicka med den senaste slutskattesedeln.
• Styrelseprotokoll: Skicka med styrelseprotokollen från räkenskapsåret.

Sammanfattningsvis är avstämningar och väl förberedda bokslutsbilagor steg ett för en smidigare revision. Steg två är att bifoga sådant som i princip varje revisor kommer att fråga efter.

Jag har själv jobbat ca 4 år som ekonomichef på ett medelstort företag och jag kan garantera att ni får en billigare och effektivare revision om ni följer dessa punkter. Om du har några frågor kontakta gärna oss här!

Texten är skriven av Jens Malm, Auktoriserad revisor på Revideco i Göteborg