Hur förbereder jag mig mentalt inför bokslut?

Dags att planera inför bokslut med dig som ansvarig? Orolig för att du inte gör det på det mest effektiva sättet? Här får du ett enkelt stöd som vi kallar för “Mental träning inför Bokslut”.

Med dessa 6 tips får du örnkoll:

  1. Boka ett bokslutsplaneringsmöte med revisorn
  2. Sätt upp en veckoplan för vad du behöver göra
  3. Gå igenom förra årets feedback från revisorn
  4. Rätt siffror men fel värden
  5. Uppdatera bolagets försäkringar
  6. Mer jobb löpande under året = enklare att göra bokslut = sant

Mental träning inför bokslut

Tips #1 – Bokslutsplaneringsmöte med revisorn

Har ditt bolag en registrerad revisor så se till att ha ett bokslutsplaneringsmöten med hen åtminstone vartannat år. Jobbar du för ett större bolag med många komplicerade transaktioner kanske du ska ha ett möte varje år – men jobbar du för mindre bolag kanske det räcker med ett telefonmöte vartannat år.

Det här vill du få ut av mötet:

  • Deadlines; när ska du ha bokslutet klart inför revision (lagstadgad tidpunkt senaste 4,5 månader efter räkenskapsårets utgång).
  • Finns det några nyheter/regelförändringar du behöver ta hänsyn till?
  • Vem gör vad? Gör en tydlig fördelning av vad som landar på ditt bord.
  • Vilka underlag behöver du ta fram för revisionen.

Tips #2 – Gör en veckoplan

Sätt upp en veckoplan där du sätter av tid för att göra det som behöver göras. Bocka av när du är klar. Är det omöjligt för dig att få ihop veckoplanen? Då är det viktigt att du i tid förmedlar det. Låt mig säga det viktiga i den meningen igen: I tid. Det här är nämligen inget problem i en fungerande organisation bara de ansvariga får reda på det i tid och kan agera på det. Samarbetar ni med en redovisningsbyrå eller med en revisionsbyrå så finns det möjlighet att lägga ut vissa delar, men även den behöver förvarnas och ha möjlighet att planera in jobbet. Annars kommer ni inte  kunna hålla tidsfristerna. Det är exempelvis inte ovanligt att bolag lägger ut upprättandet av årsredovisningen, eller hela bokslutet, för den delen.

Tips #3 – Gå igenom förra årets feedback från revisorn

Fanns det saker som revisorn anmärkte på förra året? Bad hen om kompletteringar? Läs igenom dina anteckningar och feedback från förra årets revision och ta hänsyn till dessa.

Tips #4 – Rätt siffror men fel värden

Vissa balanskonton blir inte rätt bara för att man stämmer av dem. Det gäller t ex kortfristiga placeringar, innehav i dotterbolagsaktier, kundfordringar och latent skattefordran. Här måste man efter att ha stämt av anskaffningsvärdena också värdera posten – något styrelsen ska ansvara för men något som du normalt tar fram underlag för. Det är kanske enkelt när bolaget köpt börsnoterade aktier och det finns ett börsvärde att ta hänsyn till och eventuellt skriva ner värdet på men hur gör man på en fastighet, ett dotterbolag, immateriella tillgångar eller latent skattefordran? Det här är frågor du ska ta upp med revisorn på bokslutsplaneringsmötet – finns det t ex indikation på värdenedgång? Glöm inte att gå igenom alla utestående kundfordringar. Fundera på om ni kommer att få betalt och om ni gjort allt ni kan för att få betalt. Har ni gjort det ska du skriva ner värdet på dessa kundfordringar.

Tips #5 – Uppdatera bolagets försäkringar

När du har slutliga siffror på omsättning, lönesumma, eventuella inventarier och varulager så ska du kontrollera att bolaget är fullförsäkrat. Ta hänsyn till nästa års budgeterade förändringar och uppdatera försäkringen.

Tips #6 – Mer jobb löpande under året = enklare att göra bokslut = sant

Har du inte redan idag rutiner för att göra månadsavstämningar och du jobbar på ett lite större bolag. Då är det dags för dig att börja med det. Bolagets styrelse är skyldig att följa resultat och ställning löpande och därför måste du också periodisera i enighet med det redovisningsregelverk bolaget redovisar enligt.

  • Stämmer du inte av kundfordringar löpande under året och det saknas bra påminnelserutiner blir det mer jobb med att stämma av kundfordringarna i bokslutet
  • Köper bolaget in eller säljer i en annan valuta, förenklar det mycket i bokslutet om du hanterat rätt valuta i rätt tid och omvärderat valutapåverkade konton månadsvis.
  • Se till att du systematiserat avstämningar för moms, sociala avgifter och skatt löpande under året. Då slipper du rättelser i samband med bokslutet.
  • Har bolaget ett varulager som du bara bokför en gång om året? Då behöver du se över den rutinen. Idag finns tekniska hjälpmedel som på ett enkelt sätt hjälper dig hantera ett korrekt varulager.
  • Kvitton: har ni inte redan implementerat en kvittoapp så är det dags för det. Med rätt rutiner finns alla kvitton bokförda bara några dagar efter varje månadsslut.

Vad gör jag nu?

Skaffa dig ett löpande inflöde av ny kunskap och inspiration genom att prenumerera på “Tips och nyheter”.

Vill du läsa mer om Revidecos redovisnings, revisions, eller rådgivnings tjänster? Läs här!