Effektivare revision

Är du kostnadsmedveten och vill underlätta för din revisor att göra en effektivare revision? Den här artikeln vänder jag mig till dig som är ekonomichef eller redovisningsansvarig och jag går igenom vilka underlag som behövs för en effektiv revision.

Inloggningsuppgifter

Numera är det vanligt att verifikat scannas in i en webbaserad bokförings och attestlösning, tex Fortnox eller Visma e-ekonomi. Ge då revisorn en tillfällig inloggning så att denne kommer åt både kund och leverantörsfakturor på ett enkelt sätt. 

Bokföring på ”nya” året

Skickar du bokföringspärmarna till revisorn behöver revisorn få tillgång till bokföringsmaterialet för det år som ska granskas. Vad som dock ofta glöms bort, och som är i princip lika viktigt, är bokföringsmaterial från början av det efterföljande räkenskapsåret. Detta för att kunna följa upp exempelvis periodiseringar och att kundfordringar har reglerats efter bokslutsdagen.

Sie4

En förutsättning för en effektiv revision är också en så kallad sie4-fil som exporteras från bokföringsprogrammet både för det år som ska granskas och det efterföljande året. Använder du dig av en web-baserad bokföringslösning så som Fortnox och ger revisorn access till denna, så kan revisorn själv ladda ner sie4-filerna.

Preliminär årsredovisning

Om du själv upprättar årsredovisningen är det bra om ett utkast är upprättat innan revisionen påbörjas. Många vill gärna göra den efter granskningen men det blir ofta ineffektivt även om det innebär att det behöver göras ändringar efter revisionen.

Protokoll och försäkringsbrev

Bolagets revisor ska inte bara granska bolagets redovisning utan även dess förvaltning. Exempel på underlag som kan behövas för detta är kopior av försäkringsbrev, bolagsstämmoprotokoll, styrelseprotokoll, aktiebok, arbetsordning, vd-instruktion. Allt detta finns inte i alla bolag men skicka med allt som finns i ditt bolag.

Nedskrivningsprövning

Många av de uppräknade posterna som listas nedan ska kontrolleras om huruvida det ska skrivas ner. Det gäller speciellt immateriella tillgångar, aktier och fordringar på dotterbolag, kundfordringar,  noterade innehav samt andra fordringar så som latenta skattefordringar. Underlag för nedskrivningsprövningen bör dokumenteras och bifogas bokslutet.

GDPR

Tänk på vilken typ av underlag det är du skickar och hur du skickar det. Ofta innehåller bokslutet känsliga uppgifter från ett GDPR perspektiv som behöver tas hänsyn till. Vi på Revideco har löst det här genom att vi nu tar emot bokslutsmaterial genom vår portal Revideco Online.

Underlag till samtliga balansposter

För samtliga poster i balansräkningen behövs specifikationer som visar vad posterna innehåller och underlag till posterna. För en mer detaljerad genomgång över exempel på vilka underlag detta kan vara se listan nedan. Dessa bokslutsunderlag har traditionellt skrivits ut och satts i en pärm som skickats till revisorn. Nu är vi revisorer glada över att teknikutvecklingen gått snabbt fram och att de allra flesta idag upprättar helt digitala bokslut. Digitala bokslut är mer tidsbesparande och därmed mer kostnadseffektiva är traditionella bokslut och idag tar många revisorer inte längre emot traditionella bokslut.

Exempel på lämpliga underlag som underlättar för en effektivare revision:

 Fastigheter
  • Utdrag från fastighetsregistret.
  • Avtal, övriga underlag för nyanskaffningar under året.
Materiella och immateriella anläggningstillgångar
  • Anläggningsregister
  • Kopior av underlag för nya inventarier (vid bilinnehav gärna utdrag från bilregistret)
Aktier i dotterbolag/intressebolag
  • Senaste fastställda årsredovisningen eller en uppdaterad balansräkning/resultaträkning för aktuella bolaget/bolagen.
  • Kopior av köpeavtal, etc, för nya bolag.
Noterade innehav (långfristiga eller kortfristiga)
  • Kopia av depåbesked per bokslutsdatum
  • Sammanställning av värdepapper med anskaffnings- och marknadsvärden (om det inte framgår av depåbeskedet)
  • Transaktionssammandrag för räkenskapsåret.
Lager
  • Lagerlista (med specifikation avseende: antal, varuslag, varuvärde).
  • Undertecknat lagerinventeringsintyg
Kundfordringar/leverantörsskulder
  • Specifikation/reskontra för samtliga utestående fakturor
  • Betalningsuppföljning på fakturor i bokslutet. Ifall fakturor är obetalda vid dags datum, lämna kommentar till detta
Kassa/bank
  • Kontoutdrag för samtliga likvidkonton (även 0-saldon och vilande konton) för hela året samt början av efterföljande år
  • Engagemangsspecifikation
  • Undertecknat kassainventeringsintyg
Skatteskuld/fordran
  • Kopia av föregående års deklaration samt slutskattsedel
  • Skatteberäkning
Koncerninterna skulder/fordringar
  • Utdrag ur det andra koncernbolagets redovisning för motsvarande skuld/fordran
  • Underlag för inköp och försäljning mellan koncernbolag
Övriga fordringar/skulder
  • Skattekontoutdrag för hela räkenskapsåret samt början av följande räkenskapsår
  • Kopior av eventuella rättelsebeslut och reglering på skattekonto.
  • Undertecknade skuldebrev för skulder/fordringar över 50 000 kr inkl räntevillkor mm
  • Övriga lånehandlingar
 Upplupna/förutbetalda poster
  • Semesterskuldslista
  • Underlag upplupna löner
  • Kopior av underlag för övriga större periodiseringsposter. För mindre poster räcker det med hänvisning till verifikat

Hoppas att du har uppskattat min artikel, är du intresserad av att träffa mig eller någon av mina kollegor här på Revideco, klicka här för att boka ett första förutsättningslöst möte!