Vi läser alla massor varje dag och de flesta av oss skriver också en hel del. En text är inte alltid en rapport, ett avtal eller ett säljbrev – det kan lika gärna vara ett mejl till dina medarbetare eller en lapp till fotbollslaget. Eller en presentation, som ska stötta ditt muntliga framförande.

Oavsett vilket, är målet att mottagaren ska kunna läsa och förstå det du vill förmedla!

Ibland är konsekvensen av en mindre bra text måttlig: du kanske får några extra frågor om det som var otydligt. Men ett otydligt utskick till 10 000 kunder kan leda till stor negativ publicitet och kaos på kundservice. Och en ogenomtänkt ton i ett mejl till hela personalen kan väcka oro, ilska och irritation och utvecklas till en förtroendekris för hela ledningen. Vilken text du än skriver vinner du mycket på att vara systematisk:

1. Fånga ditt budskap

Varför ska du skriva något? Vad är det du vill säga? Vad måste finnas med? Vad måste kanske finnas med? Skriv stolpar utan hänsyn till formulering eller inbördes ordning.

2. Fördela ordning och skapa sammanhang

Försök att flytta samman saker som hänger ihop och sätta stolparna i en logisk ordning. Ofta gäller ”det viktigaste först”, men inte alltid. Skriv rubriker så du själv kan följa hur du tänkt. Dessa behöver inte vara med i den färdiga texten.

3. Formulera på rätt nivå

Se läsaren framför dig – även om du inte vet vem det är. Vad kan du förvänta dig att läsaren vet och vilken typ av språk passar för just den här texten? Fyll på med text kring dina stolpar. Tänk på att det sällan känns störande att läsa något du redan vet, jämfört med det problem som uppstår om du tappar tråden och inte förstår fortsättningen.

4. Förbättra textens flyt

Det är här det händer! Här utvecklar du din text från ett utkast till en färdig text med hög läsbarhet. Provläs din text och se hur den fungerar – markera var du fastnar. Ta gärna hjälp av någon annan! Snöa inte in på detaljer, utan besvara först följande frågor:

• Är allt med? Är det för omständligt eller finns det luckor? Kanske har något innehåll hamnat på fel plats eller blivit helt onödigt och bör tas bort.
• Är meningarna lagom långa? Alltför långa meningar blir ofta svårlästa. Bäst för flytet är att varva kortare och lite längre meningar.
• Känns det opersonligt? Passiva uttryck ger en onödig byråkratisk touch. Jämför det passiva Nybyggnation sker 2017 med Vi bygger nya bostäder som står klara 2018.
• Är grafiken behaglig? Välformulerade mellanrubriker och punktlistor ger luft i texten och hjälper läsaren att överblicka innehållet. Bra rubriker ökar dessutom sökbarheten i digitala texter.

5. Fixa detaljerna

Nu får du slutkolla detaljerna på ord- och teckennivå:

• Är orden rättstavade? Använd gärna den inbyggda stavningskontrollen, men lita inte fullt ut på den! Kolla gärna i ordlistan, SAOL finns som gratisapp till telefonen.
• Har du använt samma ord för samma sak? Det kan kännas bra att variera sig, men kan också förvirra läsaren.

Genom att följa dessa steg när du skriver så får du lättare att fokusera på en nivå i taget. Du utvecklar ditt skrivande och skapar fokus, förståelse och förtroende hos din läsare!

Ulrika Gotthardsson är språkkonsult och driver skrivbyrån Uttryckeriet i Jönköping. Hennes tre fokusområden är språkbearbetning, utbildning och smarta mallar och verktyg som förenklar skrivandet.