Administration, revision, bokföring, deklaration, likviditetsplanering, kontrolluppgifter, aktieägaravtal, momsdeklarationer, lönehantering, förfrågan från Skatteverket, arbetsgivaravgifter, budgetering, skatteoptimering, anställningsvillkor etc, etc.

Det finns en stor del av ditt företagande som inte har att göra med din kärnverksamhet. Och för nästan alla oss företagare så är det kärnverksamheten man brinner för. Tiden räcker inte till för allt, och det man inte känner starkt för blir ofta inte gjort. Dit hör tyvärr alltför ofta det som ligger utanför kärnverksamheten, som exemplen ovan. Om det inte tas om hand leder det tyvärr oundvikligen till katastrof, både för ditt bolag och för dig personligen. Vi har sett ett flertal fantastiska företagare, med en bra kärnverksamhet, gå under som en direkt följd av att man ignorerat detta.

Det vore enkelt för oss att säga att lösningen för att undvika denna katastrof är att ta hjälp med allt. Antingen av en eller flera anställda, eller av en redovisnings-/revisionsbyrå. Och det kan man naturligtvis göra – om man har råd. Eftersom vi själva är företagare så vet vi dock att så inte alltid är fallet. Pengar vill man ofta använda till det man brinner för.

Den lösning som vi sett fungera bäst för våra kunder är istället att ta hjälp på ett smart sätt! Vissa saker är det klart effektivast, och ibland helt nödvändigt, att göra själv – dessa måste man lägga in i sin egen kalender, och se till att det finns tid för. Andra, enklare, saker kan en del- eller heltidsanställd person, som inte behöver ha någon speciell utbildning, utföra bäst. Och vissa saker ska man definitivt köpa in från en redovisnings- eller revisionsbyrå.

Mer än 20 års arbete med små och medelstora bolag har gett oss en bra bild av hur man normalt bäst fördelar arbetsuppgifterna. Innan vi går närmare in på detta vill vi dock understryka att ”undantagen bekräftar regeln”. Du kanske är en ovanlig företagare, som faktiskt både vill och kan göra din årsredovisning själv varje år. Inga problem med detta, tvärtom. 20 års erfarenhet av ägare till bolag visar dock att du är i det närmaste unik. Och vill du göra rätt och skatteoptimalt så behöver även du hjälp.

Några råd på vägen till dig som vill fördela arbetsuppgifterna på ett kostnadseffektivt och smart sätt:

• De företagare som kan tänka sig att sköta löpande bokföring själva tänker nästan alltid att de ska ”börja själva, och ta hjälp längre fram”. Bästa rådet här är att göra tvärtom – ta hjälp av en redovisningsbyrå första månaderna, och be dem sedan att hjälpa dig igång. På så sätt blir din bokföring rätt upplagd från början, och du kan också snegla på hur den erfarne bokfört transaktionerna under tidigare månader.
• Då du ser att du inte hinner med administrationen själv, eller tycker att redovisningsbyrån kostar för mycket – överväg att deltidsanställda en administratör som sköter de enkla arbetsuppgifterna. Det räcker att denne är allmänt strukturerad och hyfsat ordningsam – kanske en släkting som just nu är utan jobb? Be sedan redovisningsbyrån att lära upp denne, och successivt överföra arbetsuppgifter. Det är oftast klart lönsammare att anställa någon för de enklaste uppgifterna först, jämfört med att direkt anställa en erfaren ekonom som du tror ska klara ”allt”.
• Du kommer förresten inte att hitta någon ekonom att anställa, som kan ”allt”. Även om du har tur och hittar någon som kan sköta löpande bokföring, avstämningar, löner, momsrapporter och månadsbokslut helt självständigt, så är en sådan ekonom ytterst sällan kapabel att skatteoptimera i årsbokslutet. Än mindre att optimera din skattesituation som ägare. En ekonom som kan det sistnämnda, och dessutom ständigt uppdaterar sig med alla nyheter och förändringar, kostar alldeles för mycket för det mindre företaget – och vill dessutom inte arbeta med enklare arbetsuppgifter.
• Alla företagare behöver ett samarbete med en bra redovisnings-/revisionsbyrå. De som inte gör det riskerar att antingen bryta mot lagen, eller betala för mycket skatt. Byrån ska dock vara flexibel, så att den anpassar tjänsterna efter ditt behov och hjälper dig att spara pengar.
• Svara aldrig på en förfrågan från Skatteverket utan att diskutera den med din redovisnings-/revisionsbyrå. Vill du spara pengar, skriv ihop ett utkast till svar själv, som du sedan låter en erfaren redovisningskonsult eller revisor på din byrå läsa och kommentera.

Ett exempel på hur det kan gå till
Ett exempel från verkligheten. Tänk dig ett bolag som år 1 startar med endast ägaren anställd. År 2 anställs en person, och år 3 börjar det ta ordentlig fart, med en tillkommande delägare och ytterligare anställda. Ett bra sätt att lösa ett sådant bolags ekonomifunktion tycker vi kan se ut så här, rent generellt.

Vid uppstart:
Ta kontakt med en redovisnings- eller revisionsbyrå, för diskussion om bästa sättet att lösa just din situation. Se till att byrån är specialiserad på ägarledda bolag – Volvo och Skanska har inte samma situation som du. Ett bra tips är faktiskt att nyttja det första, kostnadsfria möte, som de flesta byråer erbjuder, redan innan du startar ditt bolag. Detta gör att många fallgropar kan undvikas. Om du inte redan har en färdig ekonomilösning på annat håll, anlita byrån för att lägga upp bokföringen, bokföra och sköta skattedeklarationerna den första tiden. Men gör betalningarna och faktureringen själv, så att du kan styra och planera likviditeten.

Vid första bokslut:
Se till att ha ett bokslutsplaneringsmöte med byrån, så att skatterna optimeras och att tidsplaneringen görs. Det är viktigt att just dina önskemål beaktas, för att du ska få en bra tjänst. Och tänk på att det är viktigt att du förstår vad som görs – det är du som har det yttersta ansvaret. Ta definitivt hjälp med bokslut, årsredovisning, bolagsdeklaration och K10-blankett. Om du planerar att växa och/eller finansiera verksamheten genom banklån eller investerare, så är det normalt klokast att även välja revision redan från start.

År 2:
Om det nu känns svårt att hinna med den bit du själv ska sköta, överväg att del- eller heltidsanställa en administratör. Arbetsuppgifterna blir att assistera dig med fakturering och betalningar, och också allmän kontorsadministration. Dessutom kan denne successivt ta över vissa uppgifter från byrån, och kanske i längden också börja bokföra enklare transaktioner. Gör detta i samarbete med byrån, så blir slutresultatet allra bäst. Se dock till att fortsätta ha egen, löpande koll på resultatet och likviditeten, annars kan det snabbt bli problem. Bokslutsrutinerna behålls oförändrade, speciellt bokslutsplaneringsmötet. Detta är speciellt viktigt om du lagt bort en del av dina egna administrativa uppgifter, så att du får en förståelse för hur (och att…) det fungerar. Rent juridiskt är ju du ansvarig.

År 3:
Din administratör har blivit varm i kläderna, och kan göra det mesta av den löpande bokföringen, troligen även grundläggande lönehantering. Byrån hjälper till att skapa rutiner för avstämningar, och fungerar som bollplank till administratören. Nu bör du också, själv eller tillsammans med byrån, ha utvecklat ett eget, enkelt system för att effektivt hålla dig uppdaterad om löpande resultat och likviditet. När en ny delägare ska tas in anlitas en erfaren person på byrån som rådgivare, för att undvika oönskade skatteproblem. Bokslutsrutinerna behålls oförändrade. Om inte revision redan valts så behöver detta planeras nu.

…och därefter
Många fortsätter sedan enligt detta mönster. Den anställda administratören kan allt eftersom lära sig fler saker, och minska kostnaden för att anlita byrån.

Samarbetet med byrån är nu etablerat, och du har normalt kontakt med en till tre personer på byrån, med olika kunskap och erfarenhet, ett antal gånger under året för att stämma av olika frågor.

Det mest framgångsrika har lärt sig att diskutera innan istället för efteråt. Vad passar dig?

Naturligtvis förekommer många individuella anpassningar till exemplet ovan. En del lägger bort allt de över huvud taget kan till en byrå, andra har tur och hittar en duktig ekonom att anställa tidigt, och kan på så sätt göra mer arbete ”inhouse”. Det är, som tidigare noterats, dock ytterst sällsynt att en anställd administratör i ett mindre eller t o m medelstort bolag, behärskar alla delar i bokslutet, även om de är ekonomer. Vanligen ser de i så fall till att bokföringen är avstämd och korrekt, och att bokslutet är förberett. Därefter anlitas byrån för att slutföra bokslut, årsredovisning, revision, bolagsdeklaration och K-10:a. Det vi tycker att du verkligen inte ska välja bort är bokslutsplaneringsmötet, eftersom mycket matnyttigt kan dyka upp där. Många av våra kunder har sparat mycket pengar och får en bättre nattsömn efter ett bra bokslutsplaneringsmöte.

Träffa oss – boka ett möte härTexten är skriven av Erik Emilsson, vd på Revideco.