Dags för bokslut? Här kommer tips på hur du som ansvarig för bokslutet kan förbereda dig inför planeringsmötet med revisorn. Det finns många fördelar med att ha ett bokslutsmöte:

  • Båda parter får deadlines att förhålla sig till,
  • Du får upp viktiga frågor i god tid,
  • Risken för att göra fel på grund av regelförändringar minskar,
  • Du minskar även risken för att ta fram onödiga underlag,
  • Ni kan gemensamt komma fram till när bolagsstämma kan hållas och därmed utdelning utbetalas.

Här kommer en liten guide på sju punkter:

  1. Titta på förra årets bokslut och återkommande frågor

I det bolag som du är ekonomiansvarig i så kan det finnas balansposter som du flera år fått frågor på från revisorn. Det kan handla om varulagersvärdering, osäkra kundfordringar, latent skattefordran, värdering av dotterbolagsinnehav eller kanske avsättningar.

En del bolag får många frågor runt likviditetssituationen, i andra kan det vara momsavstämningar som är intressant. Det kan också vara uppföljning av protokoll från styrelsemöten eller uppföljning av kundavtal som det återkommande efterfrågas mer information om.

Gå igenom noteringarna från föregående års revision och förbered frågor till revisorn om vilka underlag som du behöver ta fram denna gång. Om du har alla underlag för alla relevanta poster förbättrar du kvalitén på bokslutet och minimerar tidsåtgången.

  1. Bokslut: dispositioner och utdelning 

Den vanligaste bokslutsdispositionen är periodiseringsfonds avsättning. Gå igenom med företagets ledning om avsättning ska göras eller inte. Bättre att förbereda det här i förväg än vänta på ett beslut när bokslutet är klart och det är mer brådskande.

Det finns också olika sätt att hantera exempelvis ägartillskott och koncernbidrag. Diskutera detta med revisorn om du inte är helt insatt i frågeställningarna och det är relevant för ditt bolag.

  1. Utdelning

Eget kapital och därmed utdelningsbara medel är något som ägarna vill få info om. Den här frågeställningen förs ofta vidare i ägarledda bolag till hur ägarna blir beskattade på utdelning. Beroende på vem som hanterar ägarnas privata deklarationer kan det finnas frågor som behöver hanteras. Hur stor är ägarens K10? Hur beskattas ägarna på utdelning?

  1. Nyheter som du bör få reda på

Fråga revisorn om det under året har kommit några nyheter som påverkar upprättandet av detta bokslut och årsredovisningen. Nya bestämmelser kommer hela tiden.

  1. Tidsplanering:

Viktigaste punkten på agendan. Tänk igenom vad som behöver göras innan bokslut och årsredovisning kan vara helt klara och ha ett förslag på datum klart till mötet. Kom sedan överens om ett datum som revisionen ska påbörjas och när den ska vara klar. Diskutera naturligtvis även arbetsfördelning mellan revisionsbyrån och dig själv. I mindre bolag är det inte ovanligt att revisionsbyrån hanterar exempelvis upprättande av årsredovisning eller inkomstdeklaration, se till att den arbetsfördelningen är tydlig.  När alla parter har tydliga deadlines kan du ge förslag på tidpunkt för årsstämma till ledningen.

  1. Känsliga uppgifter

Tänk på att vissa uppgifter i bokslutet inte får mailas till revisorn med tanke på GDPR. Därför har i princip alla revisionsbyråer har idag en onlineservice där du får ladda upp bokslutet till en säker server. Se till att du har inloggningsuppgifter så kan du ladda upp material i takt med att det blir klart. Du har sedan också hela bokslutet med alla underlag samlat på ett och samma ställe, om det skulle behövas vid något framtida tillfälle – exempelvis om företaget säljs och en köpare vill genomföra en företagsundersökning.

7. Tänk på barnen, Greta och regnskogen. Skriv inte ut några papper. 

Och slutligen, gå nu inte och skriv ut ditt bokslut på papper. För idag finns det inget papper som faktiskt behöver skrivas ut. Skriver du ut bokslutet så kommer din revisor bara att skanna in det igen, det blir ju rätt onödigt. Och när det kommer till årsredovisning, fastställelseintyg, protokoll mm mm kan i princip allt signeras med digitala medel (ja ja något undantag finns det fortfarande). Har du själv inte tillgång till digitala signeringsverktyg, ta då hjälp av din revisor som bör ha det.